Olen toimitusjohtaja pienessä mainostoimistossa. Aika ajoin meillä on tilanteita, että työntekijä on poissa toimistolta ja olisi tarve päästä katsomaan hänen sähköpostinsa. Meillä ei ole laadittu asiasta mitään sisäistä ohjetta, vaan yleensä tällaisessa tilanteessa on vain koetettu tavoittaa työntekijä ja pyydetty lupa. Kuitenkin, jos työntekijää ei saada tavoitettua taikka jos hän ei antaisi lupaa, miten työnantajan tulisi menetellä?
Työntekijän viestintä nauttii laajaa yksityisyyden suojaa. Tämän suojan piiriin kuuluvat myös sähköpostit, ja normaalitilanteessa toiselle osoitetun sähköpostin avaaminen ei olekaan sallittua. Työnantajalla voi kuitenkin erityistilanteissa olla mahdollisuus avata työntekijän sähköpostiin saapunut viesti. Tämä aiheuttaa ongelmia erityisesti tilanteissa, joissa työntekijän työhön ja yksityiselämään liittyvät viestit kulkevat saman sähköpostin kautta.
Työnantaja voi antaa työntekijän käyttöön yrityksen nimeä kantavan sähköpostin. Tällöin työnantaja voi kieltää sähköpostin käytön yksityisasioiden hoitoon, mutta tällöinkin työntekijä voi haluamattaan saada yksityisiä viestejä, joiden avaamiseen työnantajalla ei ole oikeutta.
Työnantajan oikeus avata työntekijän sähköposti on rajattu tarkkaan, jotta työntekijän viestien yksityisyys säilyisi mahdollisimman vahvana. Tämä oikeus on mahdollinen vain yrityksen tarjoamalla sähköpostilla, kun työnantaja on järjestänyt riittävän viestinnän suojan. Työnantajan oikeus viestien avaamiseen on mahdollinen lähinnä työntekijän poissaolojen, kuten loman aikana. Työnantajan on tullut huolehtia toimenpiteistä, jotka vähentävät tarvetta avata työntekijän sähköposti työntekijän poissaolon aikana. Työnantajan tulee tarjota työntekijälle mahdollisuus ohjata viestit toiselle henkilölle poissaolonsa aikana tai valtuuttaa toinen henkilö ottamaan vastaan kaikki osoitteeseen tulevat viestit.
Työnantaja voi selvittää työntekijän poissaolon aikana näiden edellytysten täyttyessä, onko työntekijälle lähetetty viestejä, jotka olisivat välttämättömiä yrityksen toiminnan kannalta. Tämä selvitys on tehtävä viestin lähettäjän sekä otsikon perusteella. Jos voidaan olettaa viestin olevan välttämätön yrityksen toiminnalle, eikä työntekijään ole mahdollista saada yhteyttä kohtuullisessa ajassa, työnantaja voi toisen henkilön läsnä ollessa avata sähköpostin. Viestin lukemisesta on annettava selvitys ja ilmoitettava työntekijälle.
Kysyjän olisi syytä laatia sisäinen ohjesääntö sähköpostien käsittelystä. Keskeistä olisi ainakin kieltää työsähköpostin käyttäminen yksityisasioiden hoitamiseen ja antaa riittävät ohjeet muun muassa sähköpostin siirron ja automaattivastausten päälle kytkemiseksi.
